Următoarele proceduri se aplică în scopul identificării conturilor care fac obiectul raportării dintre conturile de entitate noi. Pentru conturile de entitate noi, instituția financiară raportoare trebuie să aplice următoarele proceduri de examinare, prevăzute la pct. 1 și pct. 2, pentru a stabili dacă contul este deținut de una sau mai multe persoane care fac obiectul raportării sau de ENF pasive cu una sau mai multe persoane care exercită controlul care sunt persoane care fac obiectul raportării:
1.să stabilească dacă entitatea este o persoană care face obiectul raportării, sens în care instituția financiară trebuie:
a)să obțină o declarație pe propria răspundere, care poate face parte din documentația de deschidere a contului, care permite instituției financiare raportoare să stabilească rezidența fiscală/rezidențele fiscale a/ale titularului contului de entitate nou și să confirme caracterul rezonabil al respectivei declarații pe propria răspundere pe baza informațiilor obținute de instituția financiară raportoare în legătură cu deschiderea contului, inclusiv eventualele documente colectate în conformitate cu măsurile de cunoaștere a clientelei specifice legislației pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului. În cazul în care entitatea certifică faptul că nu are rezidență fiscală, instituția financiară raportoare se poate baza pe adresa sediului principal al entității pentru a stabili rezidența titularului contului de entitate nou;
b)să considere contul drept cont care face obiectul raportării dacă declarația pe propria răspundere indică faptul că titularul contului de entitate nou este rezident într-o jurisdicție care face obiectul raportării, cu excepția cazului în care aceasta stabilește în mod rezonabil, pe baza informațiilor aflate în posesia sa sau care sunt disponibile public, astfel cum sunt definite la pct. 2, subsecțiunea D din secțiunea V, că titularul contului de entitate nou nu este o persoană care face obiectul raportării în legătură cu respectiva jurisdicție care face obiectul raportării;
2.să stabilească dacă entitatea este o ENF pasivă cu una sau mai multe persoane care exercită controlul care sunt persoane care fac obiectul raportării. Cu privire la titularul contului de entitate nou, inclusiv o entitate care este o persoană care face obiectul raportării, instituția financiară raportoare trebuie să stabilească dacă titularul contului de entitate nou este o ENF pasivă cu una sau mai multe persoane care exercită controlul care sunt persoane care fac obiectul raportării. În cazul în care oricare dintre persoanele care exercită controlul asupra unei ENF pasive este o persoană care face obiectul raportării, atunci contul trebuie considerat drept un cont care face obiectul raportării. În cursul stabilirii acestor elemente, instituția financiară raportoare trebuie să respecte orientările de la lit. a)-c) în ordinea cea mai adecvată circumstanțelor:
a)să stabilească dacă titularul contului de entitate nou este o ENF pasivă. În acest scop, instituția financiară raportoare trebuie să se bazeze pe o declarație pe propria răspundere din partea titularului contului de entitate nou pentru a stabili statutul acestuia, cu excepția cazului în care există informații aflate în posesia sa sau disponibile public, astfel cum sunt definite la pct. 2, subsecțiunea D din secțiunea V, pe baza cărora poate stabili în mod rezonabil că titularul contului de entitate nou este o ENF activă sau o instituție financiară, alta decât o entitate de investiții prevăzută la lit. b), pct. 17, subsecțiunea A din secțiunea a VIII-a care nu este o instituție financiară dintr-o jurisdicție participantă. În cazul în care instituția financiară raportoare nu poate determina statutul titularului contului de entitate nou ca fiind o ENF activă sau o instituție financiară, alta decât o entitate de investiții prevăzută la lit. b), pct. 17, subsecțiunea A din secțiunea a VIII-a care nu este o instituție financiară dintr-o jurisdicție participantă, atunci instituția financiară raportoare trebuie să îl considere pe acesta drept o ENF pasivă;
b)să stabilească persoanele care exercită controlul asupra titularului contului de entitate nou. În acest scop, instituția financiară raportoare se poate baza pe informațiile colectate și păstrate în conformitate cu măsurile de cunoaștere a clientelei specifice legislației pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului;
c)să stabilească dacă o persoană care exercită controlul asupra unei ENF pasive este o persoană care face obiectul raportării. În acest scop, instituția financiară raportoare se poate baza pe o declarație pe propria răspundere din partea titularului contului de entitate nou sau a respectivei persoane care exercită controlul, în conformitate cu prevederile de la lit. c), pct. 6, subsecțiunea D din secțiunea V;
3.pentru a stabili dacă un cont de entitate nou este deținut de una sau mai multe entități care sunt persoane care fac obiectul raportării, instituția financiară raportoare trebuie să urmeze procedurile de examinare de la pct. 1 în ordinea cea mai adecvată circumstanțelor. În cazul în care un cont de entitate nou este deținut de mai multe entități, iar oricare dintre aceste entități este o persoană care face obiectul raportării atunci contul trebuie tratat drept cont care face obiectul raportării;
4.prevederile referitoare la declarația pe propria răspundere aplicabile conturilor de entitate preexistente prevăzute la secțiunea V, subsecțiunea D, pct. 3 sunt aplicabile și declarațiilor pe propria răspundere prevăzute de această secțiune. De asemenea, instituția financiară raportoare în cadrul procedurii de deschidere a unui cont se poate baza pe declarația pe propria răspundere furnizată de un client pentru un alt cont al său, astfel cum este prevăzut la pct. 11, subsecțiunea C din secțiunea IV;
5.la deschiderea contului, odată ce instituția financiară raportoare a obținut declarația pe propria răspundere care îi permite să stabilească rezidența fiscală/rezidențele fiscale ale titularului de cont, instituția financiară raportoare trebuie să confirme caracterul rezonabil al unei astfel de declarații în conformitate cu prevederile de la pct. 16-18, subsecțiunea C din secțiunea IV;
6.declarația pe propria răspundere poate să fie precompletată de instituția financiară raportoare astfel încât să includă informațiile despre titularul contului de entitate nou, cu excepția rezidenței fiscale/rezidențelor fiscale, în măsura în care acestea sunt deja în registrele sale;
7.cerințele pentru valabilitatea declarațiilor pe propria răspundere în legătură cu conturile de persoană fizică noi, prevăzute la pct. 3-6, subsecțiunea B și la pct. 4-9, subsecțiunea C din secțiunea IV, sunt aplicabile și pentru valabilitatea declarațiilor pe propria răspundere în legătură cu conturile de entitate noi. Cerințele privind procedura de remediere a erorilor din declarațiile pe propria răspundere în legătură cu conturile de persoană fizică noi și cerința de a obține declarații pe propria răspundere pentru fiecare cont în parte și documentele colectate de alte persoane, prevăzute la pct. 10-14 de la subsecțiunea C din secțiunea IV, sunt aplicabile și pentru declarațiile referitoare la conturile de entitate noi;
8.în cazul în care intervine o modificare a circumstanțelor cu privire la un cont de entitate nou în urma căreia instituția financiară raportoare cunoaște sau are motive să cunoască faptul că declarația pe propria răspundere sau alte documente asociate contului sunt incorecte sau nu mai sunt de încredere, instituția financiară raportoare trebuie să stabilească din nou statutul contului în conformitate cu procedurile prevăzute la pct. 3 și pct. 4, subsecțiunea E de la secțiunea V.