Următoarele proceduri se aplică în scopul identificării conturilor care fac obiectul raportării dintre conturile de entitate preexistente.
A.)Conturi de entitate care nu fac obiectul obligației de examinare, identificare sau raportare. Cu excepția cazului în care instituția financiară raportoare decide altfel, fie cu privire la toate conturile de entitate preexistente, fie separat, cu privire la orice grup clar identificat de astfel de conturi, un cont de entitate preexistent cu un sold agregat sau o valoare agregată a contului care nu depășește, la data de 31 decembrie 2015, echivalentul în lei a 250.000 USD nu face obiectul obligației de examinare, identificare sau raportare drept un cont care face obiectul raportării, până în momentul în care soldul agregat sau valoarea agregată a contului depășește cuantumul respectiv în ultima zi din orice an calendaristic ulterior. În cazul în care instituția financiară raportoare alege să nu aplice excepția prevăzută în paragraful anterior, atunci toate conturile de entitate preexistente trebuie examinate în conformitate cu procedurile prevăzute la subsecțiunea D.
B.)Conturi de entitate care fac obiectul examinării. Conturile de entitate preexistente care trebuie examinate în conformitate cu procedurile prevăzute la subsecțiunea D sunt:
a)un cont de entitate preexistent cu un sold sau o valoare agregată a contului care depășește echivalentul în lei a 250.000 USD la data de 31 decembrie 2015; și
b)un cont de entitate preexistent care nu depășește echivalentul în lei a 250.000 USD, la data de 31 decembrie 2015, dar cu un sold sau o valoare agregată a contului care depășește acest cuantum în ultima zi din orice an calendaristic ulterior.
C.)Conturi de entitate care fac obiectul obligației de raportare. În ceea ce privește conturile de entitate preexistente prevăzute la subsecțiunea B, sunt considerate drept conturi care fac obiectul raportării numai: Un cont de entitate preexistent deținut de o ENF pasivă cu una sau mai multe persoane care exercită controlul care sunt persoane care fac obiectul raportării trebuie considerat un cont care face obiectul raportării, chiar dacă entitatea însăși nu este o persoană care face obiectul raportării sau niciuna dintre persoanele care exercită controlul asupra ENF pasivă nu este rezidentă a aceluiași stat ca și ENF pasivă.
a)conturile care sunt deținute de una sau mai multe entități care sunt persoane care fac obiectul raportării; sau
b)conturile care sunt deținute de una sau mai multe entități care sunt ENF (entitate nonfinanciară) pasive cu una sau mai multe persoane care exercită controlul care sunt persoane care fac obiectul raportării.
D.)Proceduri de examinare pentru identificarea conturilor de entitate care fac obiectul obligației de raportare. Pentru conturile de entitate preexistente prevăzute la subsecțiunea B, instituția financiară raportoare trebuie să aplice procedurile de examinare, prevăzute la pct. 1 și la pct. 6, pentru a stabili dacă contul este deținut de una sau mai multe entități care sunt persoane care fac obiectul raportării sau de una sau mai multe entități care sunt ENF pasive cu una sau mai multe persoane care exercită controlul care sunt persoane care fac obiectul raportării.
1.Să stabilească dacă entitatea este o persoană care face obiectul raportării, după cum urmează:
a)să examineze informațiile păstrate în scopuri de reglementare sau de relații cu clienții, inclusiv informații colectate în conformitate cu măsurile de cunoaștere a clientelei specifice legislației pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, pentru a stabili dacă informațiile indică faptul că titularul contului de entitate preexistent este rezident într-o jurisdicție care face obiectul raportării. În acest scop, informațiile care indică faptul că titularul contului de entitate preexistent este rezident într-o jurisdicție care face obiectul raportării includ: Cu toate acestea, existența unui sediu permanent, inclusiv o adresă a unui sediu permanent sau o sucursală, într-o jurisdicție care face obiectul raportării nu indică în sine rezidența în scopul raportării.
i.un loc de înregistrare ori de constituire într-o jurisdicție care face obiectul raportării; sau
ii.o adresă într-o jurisdicție care face obiectul raportării; sau
iii.o adresă a unuia sau mai multor fiduciari ai fiduciei/trustului, după caz, într-o jurisdicție care face obiectul raportării, în măsura în care această informație este disponibilă.
b)Dacă informațiile indică faptul că titularul contului de entitate preexistent este rezident într-o jurisdicție care face obiectul raportării, instituția financiară raportoare trebuie să considere contul drept cont care face obiectul raportării, cu excepția cazului în care aceasta obține o declarație pe propria răspundere din partea titularului contului de entitate preexistent sau stabilește, în mod rezonabil, pe baza informațiilor aflate în posesia sa sau care sunt disponibile public, că titularul contului de entitate preexistent nu este o persoană care face obiectul raportării.
2.Informațiile „disponibile public“ includ informațiile publicate de către o autoritate publică dintr-o jurisdicție care face obiectul raportării, cum ar fi informațiile publicate sub formă de listă care conține numele și numerele de identificare ale instituțiilor financiare, informațiile dintr-un registru disponibil public, informațiile raportate pe o piață reglementată, orice clasificare accesibilă public în legătură cu titularul contului de entitate preexistent stabilită pe baza codurilor standardizate ale activităților economice. În acest scop, instituția financiară raportoare trebuie să păstreze o consemnare a tipului de informație examinată și data la care acea informație a fost examinată.
3.Declarația pe propria răspundere este declarația dată de titularul contului de entitate preexistent care furnizează statutul acestuia și orice altă informație care poate să fie solicitată în mod rezonabil de instituția financiară raportoare pentru a-și îndeplini obligațiile de raportare și de diligență fiscală, cum ar fi, dacă titularul contului de entitate preexistent are rezidența fiscală într-o jurisdicție care face obiectul raportării sau dacă titularul contului de entitate preexistent este o ENF pasivă.
4.Declarația pe propria răspundere este valabilă doar dacă este semnată sau confirmată în alt mod de către reprezentantul legal, împuternicitul, curatorul, tutorele sau în orice altă calitate legală al titularului contului de entitate preexistent, este datată cel mai târziu în ziua primirii și conține informațiile despre titularul contului de entitate preexistent referitoare la: Declarația pe propria răspundere poate să fie precompletată de instituția financiară raportoare astfel încât să includă informațiile despre titularul contului de entitate preexistent, cu excepția rezidenței fiscale/rezidențelor fiscale, în măsura în care acestea sunt deja disponibile în registrele sale. Instituția financiară raportoare obține și verifică informațiile și documentele corespunzătoare cu privire la identitatea reprezentantului, natura și limitele reprezentării.
a)nume;
b)adresă;
c)rezidența fiscală/rezidențele fiscale; și
d)numărul/numerele de identificare fiscală din fiecare jurisdicție care face obiectul raportării.
5.O declarație pe propria răspundere cu privire la conturile preexistente ale entității poate, de asemenea, să conțină statutul titularului contului de entitate preexistent. În acest caz, statutul acestuia poate să fie unul dintre următoarele:
a)instituție financiară:
i.entitate de investiții prevăzută la lit. b), pct. 17, subsecțiunea A din secțiunea VIII;
ii.altă instituție financiară.
b)ENF:
i.societate care este pe o piață reglementată sau un afiliat al unei societăți care este pe o piață reglementată;
ii.entitate guvernamentală;
iii.organizație internațională;
iv.ENF activă, alta decât cea prevăzută la pct. (i)-(iii) de mai sus;
v.ENF pasivă, în afară de entitatea de investiții prevăzută la lit. b), pct. 17, subsecțiunea A din secțiunea VIII.
6.Să stabilească dacă entitatea este o ENF pasivă cu una sau mai multe persoane care exercită controlul care sunt persoane care fac obiectul raportării. Cu privire la titularul contului de entitate preexistent, inclusiv o entitate care este o persoană care face obiectul raportării, instituția financiară raportoare trebuie să stabilească dacă titularul contului de entitate preexistent este o ENF pasivă cu una sau mai multe persoane care exercită controlul care sunt persoane care fac obiectul raportării. În cazul în care oricare dintre persoanele care exercită controlul asupra unei ENF pasive este o persoană care face obiectul raportării, atunci contul trebuie considerat drept un cont care face obiectul raportării, chiar dacă persoana care exercită controlul este rezidentă în aceeași jurisdicție ca ENF pasivă. În cursul stabilirii acestor elemente, instituția financiară raportoare trebuie să respecte următoarele orientări în ordinea cea mai adecvată a circumstanțelor:
a)să stabilească dacă titularul contului de entitate preexistent este o ENF pasivă. În scopul de a stabili dacă titularul contului de entitate preexistent este o ENF pasivă, instituția financiară raportoare trebuie să obțină o declarație pe propria răspundere din partea titularului contului de entitate preexistent pentru a stabili statutul acestuia, cu excepția cazului în care există informații aflate în posesia sa sau disponibile public, pe baza cărora poate stabili în mod rezonabil că titularul contului de entitate preexistent este o ENF activă sau o instituție financiară, alta decât o entitate de investiții prevăzută la lit. b), pct. 17, subsecțiunea A din secțiunea a VIII-a care nu este o instituție financiară dintr-o jurisdicție participantă; sau
b)să stabilească persoanele care exercită controlul asupra titularului contului de entitate preexistent. În scopul stabilirii persoanelor care exercită controlul asupra titularului contului de entitate preexistent, instituția financiară raportoare se poate baza pe informațiile colectate și păstrate în conformitate cu măsurile de cunoaștere a clientelei specifice legislației pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului;
c)să stabilească dacă o persoană care exercită controlul asupra unei ENF pasive este o persoană care face obiectul raportării. Pentru a stabili dacă o persoană care exercită controlul asupra unei ENF pasive este o persoană care face obiectul raportării, instituția financiară raportoare se poate baza pe:
i.informații colectate și păstrate în conformitate cu măsurile de cunoaștere a clientelei specifice legislației pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, în cazul contului de entitate preexistent deținut de una sau mai multe ENF cu un sold sau o valoare agregată care nu depășește echivalentul în lei a 1.000.000 USD; sau
ii.o declarație pe propria răspundere din partea titularului contului de entitate preexistent sau a persoanei care exercită controlul, care poate fi furnizată în aceeași declarație a titularului contului de entitate preexistent privind statutul său, referitoare la jurisdicția/jurisdicțiile în care persoana care exercită controlul are rezidența fiscală.
7.Declarația pe propria răspundere este valabilă doar dacă este semnată sau confirmată în alt mod de către persoana care exercită controlul sau de către reprezentantul legal, împuternicitul, curatorul, tutorele sau în orice altă calitate legală al titularului contului de entitate preexistent sau al persoanei care exercită controlul, este datată cel mai târziu în ziua primirii și conține următoarele informații despre fiecare persoană care exercită controlul:
a)nume;
b)adresă;
c)rezidență fiscală/rezidențele fiscale;
d)numărul/numerele de identificare fiscală cu privire la fiecare jurisdicție care face obiectul raportării; și
e)data nașterii.
8.Cerințele pentru valabilitatea declarațiilor pe propria răspundere în legătură cu conturile de persoană fizică noi, prevăzute la pct. 3-6 subsecțiunea B și la pct. 4-9 subsecțiunea C din secțiunea IV, sunt aplicabile și pentru valabilitatea declarațiilor pe propria răspundere în legătură cu conturile de entitate preexistente. Cerințele privind procedura de remediere a erorilor din declarațiile pe propria răspundere în legătură cu conturile de persoană fizică noi și cerința de a obține declarații pe propria răspundere pentru fiecare cont în parte și documentele colectate de alte persoane, prevăzute la pct. 10-14 de la subsecțiunea C din secțiunea IV, sunt aplicabile și pentru declarațiile referitoare la conturile de entitate preexistente.
9.Dacă există cerința obținerii unei declarații pe propria răspundere și aceasta nu este obținută în legătură cu o persoană care exercită controlul asupra unei ENF pasive, instituția financiară raportoare trebuie să se bazeze pe indiciile prevăzute la pct. 12 de la subsecțiunea B din secțiunea III, pe care le deține în evidențele sale pentru persoanele care exercită controlul, pentru a determina dacă sunt persoane care fac obiectul raportării.
10.Dacă instituția financiară raportoare nu are niciunul dintre aceste indicii în evidențele sale, atunci nu se impune nicio acțiune suplimentară până când nu intervine o modificare a circumstanțelor care să aibă ca rezultat unul sau mai multe indicii cu privire la persoana care exercită controlul și care are legătură cu respectivul cont.
E.)Calendarul punerii în aplicare a examinării și procedurile suplimentare aplicabile conturilor de entitate preexistente
1.Examinarea conturilor de entitate preexistente cu un sold sau o valoare agregată a contului care depășește, la data de 31 decembrie 2015, echivalentul în lei a 250.000 USD trebuie finalizată până la data de 31 decembrie 2017.
2.Examinarea conturilor de entitate preexistente cu un sold sau o valoare agregată a contului care nu depășește la data de 31 decembrie 2015 echivalentul în lei a 250.000 USD, dar depășește cuantumul respectiv la data de 31 decembrie a unui an ulterior, trebuie finalizată în anul calendaristic următor anului în care soldul sau valoarea agregată a contului depășește acest cuantum.
3.În cazul în care intervine o modificare a circumstanțelor cu privire la un cont de entitate preexistent în urma căreia instituția financiară raportoare cunoaște sau are motive să cunoască faptul că declarația pe propria răspundere sau alte documente asociate cu un cont sunt incorecte sau nu sunt de încredere, instituția financiară raportoare trebuie să stabilească din nou statutul contului în conformitate cu procedurile prevăzute la subsecțiunea D din prezenta secțiune. Procedurile speciale de diligență fiscală prevăzute la subsecțiunea A din secțiunea VII aplicabile documentelor justificative se aplică, de asemenea, și oricărei alte documentații pe care se bazează procedurile prevăzute la subsecțiunea D.
4.Instituția financiară raportoare trebuie să aplice următoarele proceduri cel târziu în ultima zi a anului calendaristic relevant sau a altei perioade de raportare adecvate sau cel târziu în 90 de zile calendaristice de la descoperirea modificării circumstanțelor cu privire la contul de entitate preexistent:
a)pentru a determina dacă titularul contului de entitate preexistent este o persoană care face obiectul raportării, instituția financiară raportoare trebuie să obțină fie o declarație pe propria răspundere, fie documente care să dovedească valabilitatea declarației pe propria răspundere sau a documentelor inițiale. De asemenea, instituția financiară raportoare trebuie să păstreze noua declarație pe propria răspundere sau documentele noi în copie certificată sau copie simplă, conform procedurilor interne proprii. În cazul în care instituția financiară raportoare nu poate să obțină o declarație pe propria răspundere nouă sau să confirme valabilitatea declarației pe propria răspundere sau a documentelor inițiale, trebuie să trateze titularul contului de entitate preexistent ca fiind rezident al jurisdicției care face obiectul raportării în care titularul contului de entitate preexistent a declarat că este rezident în declarația inițială, dar și în jurisdicția care face obiectul raportării în care titularul contului de entitate preexistent ar putea fi rezident ca urmare a modificării circumstanțelor;
b)pentru a determina dacă titularul contului de entitate preexistent este o instituție financiară, o ENF activă sau o ENF pasivă, instituția financiară raportoare trebuie să obțină documente suplimentare sau o declarație pe propria răspundere pentru a stabili statutul titularului contului de entitate preexistent drept o ENF activă sau o instituție financiară. În cazul în care instituția financiară raportoare nu poate să obțină documentele suplimentare sau declarația pe propria răspundere, trebuie să trateze titularul contului de entitate preexistent drept ENF pasivă;
c)pentru a determina dacă persoana care exercită controlul asupra unei ENF pasive este o persoană care face obiectul raportării, instituția financiară raportoare trebuie să obțină fie o declarație pe propria răspundere nouă, fie documente care să dovedească valabilitatea declarației pe propria răspundere sau a documentelor inițiale. De asemenea, instituția financiară raportoare trebuie să păstreze noua declarație pe propria răspundere sau documentele noi, în copie certificată sau copie simplă, conform procedurilor interne proprii. În cazul în care instituția financiară raportoare nu poate să obțină o declarație pe propria răspundere nouă sau să confirme valabilitatea declarației pe propria răspundere sau a documentelor inițiale, aceasta trebuie să se bazeze pe indiciile descrise la pct. 12 subsecțiunea B din secțiunea III pe care le deține în registrele sale pentru o astfel de persoană care exercită controlul pentru a determina dacă este o persoană care face obiectul raportării.