A. Introducere. Următoarele proceduri se aplică în scopul identificării Conturilor care fac obiectul raportării dintre Conturile de Persoană Fizică Preexistente. B. Conturi cu Valoare Mai Mică. În cazul Conturilor cu Valoare Mai Mică se aplică procedurile prezentate în continuare. 1. Adresa de rezidenţă. În cazul în care Instituţia Financiară Raportoare deţine în registrele sale o adresă actuală de rezidenţă pentru Titularul de cont persoană fizică, bazată pe Documente Justificative, Instituţia Financiară Raportoare poate considera Titularul de cont persoană fizică ca având rezidenţa fiscală în România sau într-o altă jurisdicţie în care este situată adresa, pentru a stabili dacă respectivul Titular de cont persoană fizică este o Persoană care face obiectul raportării. 2. Căutarea în registrul electronic. În cazul în care o Instituţie Financiară Raportoare nu se bazează pe o adresă actuală de rezidenţă a Titularului de cont persoană fizică, pe baza unor Documente Justificative, astfel cum este prevăzut la pct. 1, Instituţia Financiară Raportoare trebuie să examineze datele accesibile pentru căutare electronică păstrate de Instituţia Financiară Raportoare cu privire la toate indiciile prezentate în continuare şi să aplice pct. 3-6:
1)a) identificarea Titularului de cont drept rezident al unui stat membru;
2)b) adresa de corespondenţă sau de rezidenţă actuală, inclusiv o căsuţă poştală, dintr-un stat membru;
3)c) unul sau mai multe numere de telefon într-un stat membru şi niciun număr de telefon în România;
4)d) instrucţiunile permanente, altele decât cele privind un Cont de Depozit, de a transfera fonduri într-un cont administrat în România;
5)e) o împuternicire sau o delegare de semnătură valabilă, acordată unei persoane cu adresa într-un stat membru;
6)f) o adresă purtând menţiunea "post-restant" sau "în atenţia" într-un stat membru, în cazul în care Instituţia Financiară Raportoare nu are la dosar nicio altă adresă pentru Titularul de cont.
3. În cazul în care nu se descoperă în urma căutării electronice niciunul dintre indiciile enumerate la pct. 2, nu se impune nicio măsură suplimentară până în momentul în care intervine o modificare a circumstanţelor care să ducă fie la asocierea unuia sau mai multor indicii cu contul, fie la transformarea contului într-un Cont cu Valoare Mare. 4. În cazul în care oricare dintre indiciile enumerate la pct. 2 lit. a)-e) este descoperit în sistemul electronic de căutare, sau în cazul în care intervine o modificare a circumstanţelor care să ducă la asocierea unuia sau a mai multor indicii cu contul, Instituţia Financiară Raportoare trebuie să considere Titularul de cont drept rezident fiscal în fiecare stat membru pentru care este identificat un indiciu, cu excepţia cazului în care aceasta alege să aplice pct. 6 şi, cu privire la respectivul cont, se aplică una dintre excepţiile prevăzute la respectivul punct. 5. În cazul în care o adresă purtând menţiunea "post-restant" sau "în atenţia" este descoperită în urma căutării electronice şi nicio altă adresă şi niciunul dintre celelalte indicii enumerate la pct. 2 lit. a)-e) nu este identificată/identificat cu privire la Titularul de cont, Instituţia Financiară Raportoare trebuie, în ordinea cea mai adecvată circumstanţelor, să efectueze căutarea în registrul pe suport hârtie prevăzută la pct. 2 al lit. C sau să încerce să obţină din partea Titularului de cont o autocertificare sau Documente Justificative pentru a stabili rezidenţa fiscală (rezidenţele fiscale) a/ale respectivului Titular de cont. În cazul în care în urma căutării în dosar nu se constată niciun indiciu, iar încercarea de a obţine autocertificarea sau Documente Justificative nu dă rezultate, Instituţia Financiară Raportoare trebuie să raporteze contul autorităţii competente din România drept cont nedocumentat. 6. Sub rezerva găsirii unor indicii în temeiul pct. 2, o Instituţie Financiară Raportoare nu este obligată să considere un Titular de cont drept rezident al unui stat membru în cazul în care:
7)a) informaţiile referitoare la Titularul de cont conţin o adresă de corespondenţă sau de rezidenţă actuală în statul membru respectiv, unul sau mai multe numere de telefon în statul membru respectiv (şi niciun număr de telefon în România) sau instrucţiuni permanente (cu privire la Conturi Financiare altele decât Conturile de Depozit) de a transfera fonduri într-un cont administrat într-un stat membru, şi Instituţia Financiară Raportoare obţine sau a examinat anterior şi păstrează o înregistrare a următoarelor informaţii:
(i) o declaraţie pe propria răspundere din partea Titularului de cont privind statul membru (statele membre) sau o altă jurisdicţie (alte jurisdicţii) de rezidenţă a(le) Titularului de cont, care nu includ(e) statul membru respectiv; şi (ii) Documente Justificative care stabilesc statutul Titularului de cont ca nefăcând obiectul raportării;
8)b) informaţiile referitoare la Titularul de cont conţin o împuternicire sau o delegare de semnătură valabilă, acordată unei persoane cu adresa în statul membru respectiv, şi Instituţia Financiară Raportoare obţine sau a examinat anterior şi păstrează o înregistrare a următoarelor informaţii:
(i) o declaraţie pe proprie răspundere din partea Titularului de cont privind statul membru (statele membre) sau altă jurisdicţie (alte jurisdicţii) de rezidenţă a/ale respectivului Titular de cont, care nu include/includ statul membru respectiv; sau (ii) Documente Justificative care stabilesc statutul Titularului de cont ca nefăcând obiectul raportării. C. Proceduri de examinare aprofundată pentru Conturile cu Valoare Mare. Se aplică următoarele proceduri de examinare aprofundată în ceea ce priveşte Conturile cu Valoare Mare. 1. Căutarea în registrul electronic. În ceea ce priveşte Conturile cu Valoare Mare, Instituţia Financiară Raportoare trebuie să examineze datele accesibile pentru căutare electronică păstrate de Instituţia Financiară Raportoare cu privire la oricare dintre indiciile descrise la pct. 2 al lit. B. 2. Căutarea în registrul pe suport hârtie. În cazul în care baza de date accesibile pentru căutare electronică a Instituţiei Financiare Raportoare include domenii destinate tuturor informaţiilor prevăzute la pct. 3 şi toate informaţiile respective, nu este necesară căutarea suplimentară în registrul pe suport hârtie. În cazul în care bazele de date electronice nu cuprind toate informaţiile respective, atunci, în ceea ce priveşte Conturile cu Valoare Mare, Instituţia Financiară Raportoare trebuie să examineze şi actualul dosar principal al clientului şi, în măsura în care informaţiile în cauză nu sunt cuprinse în actualul dosar principal al clientului, următoarele documente asociate contului şi obţinute de Instituţia Financiară Raportoare în cursul ultimilor 5 ani pentru oricare dintre indiciile prevăzute la pct. 2 al lit. B:
9)a) cele mai recente Documente Justificative colectate cu privire la contul respectiv;
10)b) cel mai recent contract sau cea mai recentă documentaţie cu privire la deschiderea contului;
11)c) cea mai recentă documentaţie obţinută de Instituţia Financiară Raportoare în conformitate cu Procedurile AML/KYC sau în alte scopuri de reglementare;
12)d) orice formulare de împuternicire sau de delegare de semnătură valabile; şi
13)e) orice instrucţiuni permanente în vigoare (altele decât cele referitoare la un Cont de Depozit) de a transfera fonduri.
3. Excepţie, în măsura în care bazele de date conţin informaţii suficiente. O Instituţie Financiară Raportoare nu este obligată să efectueze căutarea în registrul pe suport hârtie prevăzută la pct. 2 în măsura în care informaţiile disponibile pentru căutare în format electronic ale Instituţiei Financiare Raportoare includ:
14)a) statutul Titularului de cont în ceea ce priveşte rezidenţa;
15)b) adresa de rezidenţă şi adresa de corespondenţă ale Titularului de cont, aflate în prezent la dosarul Instituţiei Financiare Raportoare;
16)c) numărul (numerele) de telefon al/ale Titularului de cont, aflat(e) în prezent la dosarul Instituţiei Financiare Raportoare, dacă este cazul;
17)d) în cazul Conturilor Financiare altele decât Conturile de Depozit, dacă există instrucţiuni permanente pentru a transfera fonduri din respectivul cont într-un alt cont (inclusiv un cont aflat la o altă sucursală a Instituţiei Financiare Raportoare sau la o altă Instituţie Financiară);
18)e) dacă există în prezent o menţiune "post-restant" sau "în atenţia" pentru Titularul de cont; şi
19)f) dacă există orice împuternicire sau delegare de semnătură pentru contul respectiv.
4. Consultarea responsabilului pentru relaţii cu clienţii în scopul obţinerii de informaţii concrete. În afară de căutarea în registrul electronic şi de căutarea în registrul pe suport hârtie prevăzute la pct. 1 şi 2, Instituţia Financiară Raportoare trebuie să considere drept Cont care face obiectul raportării orice Cont cu Valoare Mare încredinţat unui responsabil pentru relaţii cu clienţii (inclusiv orice Conturi Financiare agregate respectivului Cont cu Valoare Mare) în cazul în care responsabilul pentru relaţii cu clienţii deţine informaţii concrete conform cărora Titularul de cont este o Persoană care face obiectul raportării. 5. Efectele găsirii unor indicii:
20)a) Dacă, în urma examinării aprofundate a Conturilor cu Valoare Mare prevăzute la lit. C, nu este descoperit niciunul dintre indiciile enumerate la pct. 2 al lit. B, iar contul nu este identificat ca fiind deţinut de o Persoană care face obiectul raportării descrisă la pct. 4, atunci nu sunt necesare acţiuni suplimentare până în momentul în care intervine o modificare a circumstanţelor care să ducă la asocierea unuia sau a mai multor indicii cu contul respectiv.
21)b) În cazul în care, în urma examinării aprofundate a Conturilor cu Valoare Mare, este descoperit oricare dintre indiciile enumerate la lit. B pct. 2 lit. a)-e), sau în cazul în care intervine ulterior o modificare a circumstanţelor care duce la asocierea unuia sau a mai multor indicii cu contul, Instituţia Financiară Raportoare trebuie să considere contul drept Cont care face obiectul raportării în fiecare stat membru pentru care este identificat un indiciu, cu excepţia cazului în care aceasta alege să aplice pct. 6 al lit. B şi, cu privire la respectivul cont, se aplică una dintre excepţiile prevăzute la respectivul punct.
22)c) În cazul în care, în urma examinării aprofundate, este descoperită o adresă purtând menţiunea "post-restant" sau "în atenţia" şi pentru Titularul de cont nu este identificată nicio altă adresă şi niciunul dintre celelalte indicii enumerate la lit. B pct. 2 lit. (a)-(e) Instituţia Financiară Raportoare trebuie să obţină din partea Titularului de cont respectiv o autocertificare sau Documente Justificative pentru a stabili rezidenţa fiscală/ rezidenţele fiscale a/ale respectivului Titular de cont. În cazul în care o Instituţie Financiară Raportoare nu poate obţine autocertificarea sau Documentele Justificative respective, aceasta trebuie să raporteze contul autorităţii competente din propriul stat membru drept cont nedocumentat.
6. În cazul în care un Cont de Persoană Fizică Preexistent nu este un Cont cu Valoare Mare la data de 31 decembrie 2015, dar devine un Cont cu Valoare Mare începând cu ultima zi a anului calendaristic următor, Instituţia Financiară Raportoare trebuie să finalizeze procedurile de examinare aprofundată cu privire la respectivul cont în anul calendaristic următor anului în care contul devine un Cont cu Valoare Mare. Dacă, pe baza acestei examinări, respectivul cont este identificat drept Cont care face obiectul raportării, Instituţia Financiară Raportoare are obligaţia de a raporta, anual, informaţiile necesare cu privire la respectivul cont pentru anul în care acesta este identificat drept Cont care face obiectul raportării şi pentru anii următori, cu excepţia cazului în care Titularul de cont încetează să mai fie o Persoană care face obiectul raportării. 7. Odată ce o Instituţie Financiară Raportoare aplică procedurile de examinare aprofundată pentru un Cont cu Valoare Mare, Instituţia Financiară Raportoare nu este obligată să aplice din nou respectivele proceduri, în afară de consultarea responsabilului pentru relaţii cu clienţii prevăzută la pct. 4, cu privire la acelaşi Cont cu Valoare Mare în orice an ulterior, cu excepţia cazului în care contul este nedocumentat, caz în care Instituţia Financiară Raportoare ar trebui să aplice din nou, anual, respectivele proceduri, până în momentul în care respectivul cont încetează să mai fie nedocumentat. 8. În cazul în care intervine o modificare a circumstanţelor privind un Cont cu Valoare Mare care duce la asocierea cu contul respectiv a unuia sau a mai multor indicii prevăzute la pct. 2 al lit. B, Instituţia Financiară Raportoare trebuie să considere contul drept Cont care face obiectul raportării în legătură cu fiecare stat membru pentru care este identificat un indiciu, cu excepţia cazului în care aceasta alege să aplice pct. 6 al lit. B şi, cu privire la respectivul cont, se aplică una dintre excepţiile prevăzute la punctul menţionat. 9. O Instituţie Financiară Raportoare trebuie să pună în aplicare proceduri prin care să se asigure că un responsabil pentru relaţii cu clienţii identifică orice modificare a circumstanţelor referitoare la un cont. De exemplu, în cazul în care responsabilului pentru relaţii cu clienţii i se comunică faptul că Titularul de cont are o nouă adresă de corespondenţă într-un stat membru, Instituţia Financiară Raportoare are obligaţia de a considera noua adresă drept o modificare a circumstanţelor şi, în cazul în care aceasta alege să aplice pct. 6 al lit. B, este obligată să obţină documentele adecvate din partea Titularului de cont. D. Examinarea Conturilor de Persoană Fizică cu Valoare Mare Preexistente trebuie finalizată până la 31 decembrie 2016. Examinarea Conturilor de Persoană Fizică cu Valoare Mai Mică Preexistente trebuie finalizată până la 31 decembrie 2017. E. Orice Cont de Persoană Fizică Preexistent, care a fost identificat drept Cont ce face obiectul raportării în temeiul prezentei secţiuni, trebuie considerat drept Cont care face obiectul raportării în toţi anii următori, cu excepţia cazului în care Titularul de cont încetează să mai fie o Persoană care face obiectul raportării.