Termenii Denar Contabil

Denar Contabil este un serviciu pe internet, la contabil.denar.ro, pentru contabili și firme de contabilitate: primește documentele clienților, le citește, propune înregistrările, registrele și verificările lunii și le arată contabilului, care le verifică și decide.

Denar pregătește; contabilul verifică și depune. Denar nu depune declarații în numele nimănui și nu este acreditat, aprobat sau certificat de ANAF.

Denar Contabil este oferit de Denar SRL, firmă românească în curs de înregistrare la registrul comerțului, denar.ro. Pentru contul tău, pentru date sau pentru acești termeni ne scrii la buna@denar.ro.

Firma care își face cont răspunde de oamenii pe care îi invită și de ce fac aceștia în cont. Fiecare om intră cu parola lui și cu o cheie de acces (amprenta, fața sau PIN-ul telefonului ori al calculatorului) sau un cod dintr-o aplicație de autentificare.

Fiecare acțiune importantă rămâne în jurnalul firmei, din Setări.

Mutarea din SAGA este gratuită și o face Denar: un om de la Denar îți preia clienții unul câte unul, cu istoricul, analiticele și codurile tale, iar soldurile fiecăruia se leagă la ban de balanța din SAGA înainte să se scrie ceva. Mutările se fac în ordinea în care firmele s-au înscris. Dacă nu vrei să aștepți, îți preiei singur clienții, din Clienți › Preia tot din SAGA.

Folosești Denar Contabil gratuit șase luni, numărate din ziua în care se scrie prima preluare a unui client al tău (o salvare SAGA, o balanță sau fișiere D406), oricine o face. Dacă nu ai nimic de preluat (un cabinet nou, fără un program de contabilitate), cele șase luni încep din ziua în care adaugi primul client. Cât aștepți mutarea nu plătești nimic, iar cele șase luni nu au început. Ultima zi gratuită o vezi în Setări › Abonament. Perioada gratuită nu depinde de acordul pentru îmbunătățirea motorului.

Cu 14 zile și cu 3 zile înainte de sfârșitul ei îți scriem cât vei plăti de atunci.

După perioada gratuită plătești pe lună cât te costă azi programul tău de contabilitate pentru aceeași configurație: prețul din lista SAGA din ziua mutării, sau cât plătești pentru alt program (SmartBill, NextUp, WinMentor sau altul). Dacă nu folosești niciun program, plătești prețul pentru configurația ta din lista SAGA din ziua în care adaugi primul client. O licență plătită pe an se socotește pe lună, împărțită la 12.

Prețul este pentru firma ta, nu pe client: mai mulți clienți nu te costă nimic în plus. Un post de lucru în plus față de cele pentru care plăteai costă cât un post de lucru SAGA, din aceeași listă.

Prețul îl stabilim din ce ne-ai spus la înscriere și din factura programului tău, pe care ne-o arăți, sau, fără program, din lista SAGA; îl vezi în Setări › Abonament înainte să plătești ceva. Se fixează în ziua mutării sau, fără mutare, în ziua în care adaugi primul client, și rămâne același cât timp folosești Denar Contabil: nu crește, nici printr-o schimbare a acestor termeni, și nu se mișcă dacă SAGA își schimbă lista de prețuri.

Pentru datele pe care le pui în Denar Contabil, Denar este persoana ta împuternicită (Regulamentul (UE) 2016/679, art. 28): le prelucrează doar ca să îți dea serviciul și doar după instrucțiunile tale, adică acești termeni și ce faci în aplicație. Dacă o instrucțiune ni se pare contrară legii, îți spunem.

Când ții contabilitatea unui client ca persoana lui împuternicită, Denar este subîmputernicitul tău. Firma ta se asigură că, prin contractul cu clientul, poate folosi Denar Contabil și furnizorii de mai jos pentru datele lui, și răspunde ca datele pe care le pune aici să fie prelucrate legal.

Când un client lucrează în Denar Gestiune și te leagă de firma lui, pachetul lunii și documentele lui ajung direct la tine; legătura se poate încheia oricând, de oricare parte, iar ce ai primit deja rămâne la tine.

Documentele contabile ale clienților tăi (facturi, bonuri, chitanțe, avize, extrase de cont, state de plată, contracte, declarații) cu tot ce scrie pe ele, deci și date despre persoane: angajații clienților (nume, CNP, salarii), clienții, furnizorii și colaboratorii lor persoane fizice (nume, CNP, adresă, IBAN), delegați și reprezentanți.

Pentru salariile clienților fără Denar Gestiune: angajații, cu numele, CNP-ul, contractul, salariul, orele, persoanele în întreținere și, când le treci, certificatele de concediu medical cu codul de boală, adică date despre sănătate, pe care Denar le prelucrează doar ca să calculeze salariile și declarația D112.

Pentru declarațiile persoanelor fizice pe care le pregătești: asociații și titularii (PFA, întreprindere individuală sau familială) din D212, cu numele, CNP-ul, adresa, veniturile anului, contribuțiile și persoanele în întreținere, când declarația le cere; susținătorii din formularele 230 ale unui client ONG, cu numele, CNP-ul și adresa.

Când un client își conectează banca: conturile aprobate de titular la bancă și, pentru fiecare tranzacție, cealaltă parte (nume, IBAN) și detaliile plății.

Oamenii firmei tale: numele, e-mailul, rolul, autentificarea și jurnalul acțiunilor lor, cu adresa IP.

Ce facem cu ele: le primim, le citim automat (recunoaștere de text și modele), propunem înregistrările, registrele, verificările și declarațiile lunii, trimitem e-mailurile serviciului și le păstrăm cât ai contul. Despre sănătate prelucrăm doar codurile de boală din certificatele de concediu medical, pentru salarii; alte categorii speciale de date nu cerem, iar dacă apar pe un document, rămân doar în el.

Fiecare om intră cu parola lui și cu o cheie de acces sau un cod din aplicația de autentificare; fiecare cerere este verificată pe firma ta, iar datele fiecărei firme sunt separate de ale celorlalte. Conexiunile sunt criptate. Copiile de siguranță se fac în fiecare noapte și trec doar prin conexiuni criptate: una stă pe alt server de producție, iar alta e criptată pe serverul de copii al Denar și păstrată într-o stocare separată, unde nu poate fi ștearsă sau schimbată timp de 35 de zile.

Oamenii Denar care lucrează cu datele sunt obligați la confidențialitate și le deschid doar când trebuie, pentru serviciu sau la cererea ta.

Pentru serviciu, Denar folosește acești furnizori și îi leagă prin contract de aceleași obligații de protecție a datelor: Cloudify (Acvile Tech SRL), în România, pentru servere, baza de date și copiile de siguranță; Cloudflare, prin care trec conexiunile către contabil.denar.ro; furnizorul care rulează modelele de citire, în Statele Unite, care nu învață din conținut și îl șterge după termenul scurt din contract; Resend, în Statele Unite, care trimite e-mailurile serviciului (invitații, parole, termene) și primește e-mailurile trimise la adresa de e-mail a firmei tale din Denar, cu documentele din ele; Enable Banking, în Finlanda, furnizorul autorizat de informații despre conturi, doar când un client își conectează banca, care citește conturile pe care titularul le-a aprobat la bancă.

Serverele, bazele de date și copiile de siguranță stau în România. Spre Statele Unite pleacă doar ce trece prin Cloudflare, prin furnizorul de modele și prin e-mail, pe baza cadrului UE-SUA pentru protecția datelor (Cloudflare, Resend) și a clauzelor contractuale standard ale Comisiei Europene (furnizorul de modele). Lista completă, cu numele, adresa și rolul fiecăruia, o primești la cerere, la buna@denar.ro.

Te anunțăm pe e-mail cu cel puțin 30 de zile înainte să adăugăm sau să schimbăm un furnizor. Poți obiecta; dacă nu găsim o soluție, poți închide contul fără niciun cost înainte de schimbare.

Dacă un incident de securitate atinge datele tale, îți spunem fără întârziere și în cel mult 48 de ore de când aflăm, cu ce știm: ce s-a întâmplat, ce date și ale cui, ce am făcut și ce urmează, ca să poți anunța la timp ANSPDCP și persoanele în cauză.

Te ajutăm să răspunzi cererilor persoanelor (acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, opoziție), la evaluările de impact și la consultarea ANSPDCP, cu ce avem în Denar Contabil.

Îți dăm la cerere tot ce arată că respectăm aceste obligații și permitem verificări, inclusiv inspecții, făcute de tine sau de un auditor mandatat de tine, anunțate cu cel puțin 30 de zile înainte (după un incident, mai repede).

Separat de acești termeni, firma ta poate fi de acord ca Denar să folosească documentele pe care le validați, pseudonimizate, ca să măsoare și să îmbunătățească motorul contabil Denar. Acordul este opțional: fără el, Denar Contabil funcționează la fel și perioada gratuită rămâne aceeași.

Îl dai, îl schimbi sau îl retragi oricând din Setări › Date pentru Denar, unde îi găsești textul întreg. Pentru această folosire Denar este operator, nu persoana ta împuternicită, iar documentele clienților tăi intră doar dacă ei au fost de acord.

SAGA rămâne: în orice lună poți duce luna unui client înapoi în SAGA, cu Trimite în SAGA, în fișierele de import ale SAGA, pe codurile tale.

Poți pleca oricând, fără preaviz și fără penalitate, cerând asta la buna@denar.ro; nu plătești nimic pentru lunile de după cerere. Din ziua cererii, contul mai merge 30 de zile, ca să îți descarci ce ai în el: pachetul fiecărei luni, cu fișierele pentru SAGA și CIEL, și, pentru fiecare client, ce a greșit Denar.

Din ziua cererii, Denar verifică arhiva fiecărui client, cu tot ce ține despre el, cu documentele originale, salvările SAGA pe care ni le-ai dat și identificarea făcută de cabinet, și ți-o oferă: o descarci din Denar Contabil, în Setări, la Închiderea contului, de unde iei și documentele care așteaptă în Primire fără să fie la vreun client. Titularului îi scriem pe e-mail în ziua cererii și din nou în zilele 7, 14 și 25.

În a 30-a zi de la cerere, Denar șterge datele firmei și ale clienților ei, fie că ai descărcat arhivele, fie că nu, dacă ți le-am oferit întregi și ți-am scris în fiecare din acele zile. Dacă nu, nu ștergem nimic, îți scriem și reluăm cele 30 de zile. Din copiile de siguranță datele dispar singure în cel mult 13 luni de la ștergere. Păstrăm doar jurnalul de acțiuni al firmei, cel mult 3 ani, ca dovadă a ce s-a făcut în cont, cu fiecare e-mail și fiecare descărcare.

Dacă Denar oprește serviciul, îți spunem cu cel puțin 90 de zile înainte, iar până atunci îți descarci tot ce ai în cont, ca mai sus.

Dacă termenii se schimbă, îi vezi în Setări și îi accepți din nou. O schimbare în defavoarea ta o afli cu cel puțin 30 de zile înainte să se aplice; dacă nu ești de acord, poți închide contul fără niciun cost. O schimbare cerută de lege se poate aplica mai repede.

Prețul tău și promisiunea despre clienții tăi nu se schimbă în defavoarea ta cât timp folosești Denar Contabil.